Beherrsche deine Emails, bevor sie dich beherrschen!

Benachrichtigungen ausschalten

Neu ankommende Emails verursachen besonders dann Unterbrechungen und Ablenkungen, wenn sie sich durch blinkende oder klingelnde Benachrichtigungen ankündigen. Ich habe deshalb inzwischen alle derartigen Hinweise auf neue Emails auf meinem Laptop abgeschaltet. Neue Emails werden automatisch abgerufen, aber sie machen durch nichts auf sich aufmerksam. Auch den kleinen roten Kreis mit der Anzahl der neuen Nachrichten am Programmsymbol habe ich abgeschaltet. Ich schaue immer noch regelmäßig in meinen Posteingang. Eine neue E-Mail, die ankommt, während ich am Schreibtisch sitze, werde ich mit hoher Wahrscheinlichkeit innerhalb von maximal einer Stunde bemerken, meistens schon früher. Aber ich lasse mich davon nicht mehr zu jedem beliebigen Zeitpunkt aus dem Arbeitsfluss reißen. Stattdessen entscheide ich selbst, wann ein Blick in den Posteingang in meinen Arbeitsablauf passt.

Der Posteingang ist kein Lagerort

Im Briefkasten neben der Haustür lagerst du nicht die Post der letzten 10 Jahre, sondern nimmst die ankommenden Briefe mit in die Wohnung, um sie zu sortieren und um zu entscheiden, was damit zu tun ist. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, es mit E-Mails ähnlich zu tun.

Bis vor einiger Zeit waren in meinem Inbox-Ordner über 20.000 Emails gespeichert. Im Normalfall habe ich mich nur mit den neu hereingekommenen beschäftigt. In der Masse der älteren Emails noch etwas zu finden, war nur über die Suchfunktion möglich. Inzwischen sortiere ich eingehende Emails in andere Ordner ein, so dass der Posteingang fast jeden Abend keine einzige E-Mail mehr enthält. Immer wenn dieser Zustand erreicht ist, weiß ich, dass alle per Email hereingekommenen Aufgaben entweder erledigt sind, oder so geplant, dass ich zum richtigen Zeitpunkt daran erinnert werde. Bevor du sagst, dass du dafür keine Zeit hast, lass mich erklären, wie das funktioniert und wieso es letztendlich sogar weniger Arbeit verursacht als die Emails alle an einem Ort liegen zu lassen.

Jede E-Mail nur 1x anschauen

Wenn sich eine größere Menge Emails im Posteingang angesammelt hat, wird es immer aufwendiger, festzustellen, mit welchen der Emails noch etwas zu tun ist und mit welchen nicht. Solange eine E-Mail noch als „ungelesen“ markiert ist, ist das noch eindeutig, aber ansonsten muss man immer wieder einen großen Teil der Liste durchgehen, um zu sehen, wo noch jemand auf eine Antwort wartet oder sonst noch etwas zu tun ist.

Ich versuche, jede E-Mail nach ihrem Eintreffen möglichst nur ein einziges Mal anzusehen, um zu entscheiden, was damit zu tun ist. Ein großer Teil der eintreffenden Emails muss lediglich archiviert werden. Diese Emails verschiebe ich in Ordner die z.B. „Shopping“ oder „Newsletter“ heißen. Die wenigsten davon schaue ich jemals wieder an, aber falls ich sie nochmal brauchen sollte, weiß ich, wo ich sie finde. Andere Ordner heißen z.B. „Kunden“ oder „Persönlich“. Emails, die ich dort einsortiere, benötigen oft später weitere Aufmerksamkeit – falls ich sie nicht sofort beantworte. Um diese Emails nicht zu vergessen, empfiehlt sich eine To-Do-Liste oder ein entsprechendes Tool. Wenn ich hier allgemein von „To-Do-Listen“ schreibe, sind ausgefeiltere Werkzeuge wie z.B. Omnifocus oder Things ebenso gemeint.

Das Postfach ist keine To-Do-Liste

Das Postfach selbst und auch die verschiedenen Unterordner verwende ich nicht als Ersatz für eine To-Do-Liste. Dort nachzusehen, was als nächstes zu tun ist, würde bedeuten, die Liste der Emails der letzten Tage durchzugehen und für jede E-Mail zu entscheiden, ob damit noch etwas zu tun ist und mit welcher Priorität. Früher habe ich das so gemacht und war immer wieder unsicher, ob ich nicht evtl. doch noch etwas übersehen haben könnte. Nachdem ich eine Aufgabe erledigt hatte, ging dieses Identifizieren der nächsten Aufgabe von vorne los. Wenn noch nicht zu viel Zeit vergangen war, musste ich den Posteingang nicht noch einmal komplett durchgehen, sondern konnte mich noch erinnern, was als nächstes zu tun ist. Das bedeutete aber, dass ich mir eben doch eine To-Do-Liste gemacht habe, allerdings eine, die ich lediglich im Kopf hatte, was meiner Erfahrung nach weder besonders zuverlässig noch besonders effizient funktioniert.

Zum Teil kann man diese Problematik in den meisten E-Mail-Programmen entschärfen, indem man zusätzliche Markierungen wie „zu bearbeiten“ oder „erledigt“ an den Emails anbringt. Eine separate To-Do-Liste bietet aber einen weiteren Vorteil. Die wenigsten Emails beschreiben selbst tatsächlich eine zu erledigende Aufgabe, sondern die Aufgabe leitet sich indirekt aus dem Inhalt der E-Mail ab. Eine E-Mail muss ich öffnen und wenigstens teilweise lesen, um zu entscheiden, ob ich sie in diesem Moment bearbeiten kann, oder ob ein anderer Zeitpunkt dafür besser wäre. Herauszufinden, was konkret zu tun ist, war vergeblicher Aufwand, falls ich die E-Mail in diesem Moment gar nicht bearbeiten kann. Das mögen im Einzelfall nur einige Sekunden sein, aber diese Sekunden summieren sich zu Minuten und Stunden. Es sei denn, ich schreibe die Aufgabe ganz konkret formuliert auf meine To-Do-Liste. So ist sichergestellt, dass ich diese Aufgabe im Blick behalte und gleichzeitig brauche ich die E-Mail kein weiteres Mal zu öffnen, nur um zu sehen, dass ich damit gerade nichts anfangen kann.

Das Sortieren automatisieren

Das Einsortieren der Emails in Ordner lässt sich bei den meisten E-Mail-Anbietern schon im Postfach auf dem Server automatisieren. Emails, die regelmäßig kommen und bei denen von vorneherein klar ist, dass sie in einem bestimmten Ordner archiviert werden sollen, landen gar nicht erst im Posteingang, sondern direkt an ihrem Bestimmungsort. Dass eine solche automatisch einsortierte E-Mail angekommen ist, bemerkt man manchmal erst mit Verzögerung. Je nachdem, worum es geht, kann das sowohl ein Vorteil als auch ein Nachteil sein. Ein Vorteil ist es dann, wenn die E-Mail wirklich ausschließlich archiviert werden sollte und es gar nicht wichtig ist, ob man sie kurz nach ihrem Eintreffen überhaupt sieht. Das kann bei manchen Newslettern oder Mailinglisten der Fall sein. Anders sieht es bei Emails aus, die man vor dem Archivieren einmal kurz gesehen haben möchte. Ein Beispiel dafür wäre z.B. die monatliche Telefonrechnung, bei der man vor dem Archivieren kontrolliert, dass kein überraschend hoher Betrag darinsteht. Für Emails dieser Art habe ich mir einen Sammelordner eingerichtet, in den ich zwischen zweimal am Tag und einmal in zwei Tagen hineinschaue. Dorthin werden alle regelmäßig ankommenden Emails verschoben, die ich nicht ungesehen archivieren möchte, die aber auch nicht besonders dringend sind. Das eigentliche Sortieren nimmt dieser Mechanismus mir nicht ab. Er hilft aber dabei, die Anzahl der Emails im Posteingang zu minimieren. Das ist nützlich, weil jede neu im Posteingang ankommende E-Mail eine potentielle Ablenkung von anderen Arbeiten ist.